Hvorfor effektivisere ved bruk av e-signatur?

Bedrifter ønsker å bli mer og mer «papirløse», og vi prøver å effektivisere og digitalisere så mange prosesser som mulig. En tidkrevende prosess som enkelt kan moderniseres, er signering av dokumenter.

Elektronisk signatur, eller e-signatur, vil kunne effektivisere og systematisere signeringsprosessen betydelig. Fremdeles gjøres de fleste signeringer fysisk, med penn og papir, men i løpet at få år vil majoriteten av bedrifter gjøre all signering digitalt.

Hvorfor?
Fordi både kunder og ansatte vil forvente det! Sannheten er at markedet er mer enn modent for å signere elektronisk, og de fleste gjør det allerede i en eller annen form i dag. Enten om man signerer på mottak av pakker eller undertegner på for eksempel lånepapirer.


Hvilke fordeler har e-signatur?

I dag handler det meste om tid og tilgjengelighet. Slik er det definitivt også med elektroniske signaturer.

Dokumenter for signering trenger ikke sendes pr e-post, hvor mottaker selv må skrive ut dokumentet, fysisk signere og skanne dokumentet igjen, for så å sende tilbake pr e-post. Eller på den eldre mer tradisjonelle måten ved at dokumenter sendes frem og tilbake via posten.

Gjennom bruk av e-signatur, vil mottaker kunne signere dokumenter fra hvor som helst og når som helst, og fra hvilken som helst dataenhet. Dette gjør signeringsprosessen mye enklere for mottaker. I følge analyser fører en mer tilrettelagt signering til at det faktisk er dobbelt så stor sannsynlighet for at den blir signert, og at det utføres raskere.

Tid er effektivitet. Med bruk av elektroniske signaturer viser de store tallene at administrasjonstiden med å få signert dokumenter reduseres med 93%!


Hva er så årsaken til at bedrifter ikke allerede har digitalisert signeringsprosessen?

Hovedårsaken er nok at mange ser på det som omfattende og litt skummelt. «Det er sikkert tidkrevende å komme i gang med, og verken bedriften eller kunden er klar for det», sier enkelte vi snakker med. Andre er usikker på den juridiske holdbarheten til e-signaturer, og sikkerheten i slike løsninger.

Det store spørsmålet er knyttet til jussen. Er e-signatur bindende?

«Elektroniske signaturer er juridisk bindende på lik linje med fysiske signaturer».


Hvilke kriterier bør du legge til grunn for valg av e-signaturløsning?


Nivå av sikkerhet

Sikkerhet er alfa omega i slike tjenester. Utfordringen er at det finnes et hundretall forskjellige leverandører av e-signaturløsninger. Kvaliteten og sikkerheten til disse løsningen varierer mye, selv om produsentene er fulle av lovord på sine respektive nettsider. Vurder hvilke sikkerhetskriterier som er viktig for deg og dine kunder. Er det spesielle krav i din bransje? Hvor personsensitive er opplysningene i dokumentene som skal signeres?


Enkelhet for mottaker som skal signere

Etter å ha vurdert dine kriterier for sikkerhet, bør fokus være på hvor enkel og intuitiv selve signeringsprosessen er for den som skal signere. Å signere dokumenter i din e-signaturløsning er som regel ikke noe mottakeren gjør så ofte, så dette må være lett, men samtidig sikkert.


Egnebranding

I løsningen du velger bør det være mulig å tilpasse brukergrensesnittet slik at mottaker identifiserer signeringsprosessen med ditt firma. Det skaper en trygghet og tillitt dersom selskapet logo og kanskje også farger vises i grensesnittet der mottaker skal signere.


Integrasjon

Det er viktig å tenke på hvor du skal hente dokumentene som skal signes fra, og hva du skal gjøre med de signerte dokumentene. Skal de knyttes opp i eksisterende filstrukturer på server eller i en skylagringsløsning? Skal de kunne lastes opp på kontakter i et ERP- eller CRM-system?


Fagdata har valgt å satse på e-signaturløsningen RightSignature fra Citrix

Fagdata har valgt å satse på e-signaturløsningen RightSignature fra Citrix. Vi har brukt en del tid på å sondere markedet etter en e-signaturløsning som tilfredsstiller de høyeste krav til sikkerhet. Det er for oss viktig å kunne anbefale en tjeneste som krypterer data både under lagring og i overføring. Enkelhet både for den som ber om en signatur, og den som signerer, er også essensielt.

RightSignature er et selskap som Citrix kjøpte for et par år siden, og e-signaturløsningen deres kan nå leveres fullintegrert i lagrings- og delingsløsningen Sharefile. Med e-signatur som en forlengelse av markedets sikreste moderne lagringstjeneste, får man en effektiv og meget sikker prosess for håndtering av elektroniske signaturer.

Rightsignature sin digitale signeringsteknologi gir både små bedrifter, og noen av verdens ledende konsern, en komplett løsning for å få dokumenter utfylt og signert. Løsningen kombinerer «best pratice» innen autentisering, sikkerhet og pålitelighet med avansert teknologi for å guide mottaker gjennom signeringsprosessen, og lager en biometrisk håndskrevet signatur.

Rightsignature tilbyr den enkleste og mest intuitive måten å implementere elektronisk signatur i bedriften. Ingen nedlastning, installasjon eller spesialutstyr er nødvendig. Den som skal signere kan gjøre det på enhver enhet og enhver nettleser.

Dokumenter signert via Rightsignature innfrir lover for e-signatur, og inneholder en juridisk bindende revisjonslogg og et «Signatursertifikat». Med en multifaktor autentisering og biometriske signaturdata, vil ikke bare Rightsignature dokumenter se mer profesjonelle ut, de vil også stå sterkere juridisk enn tradisjonelle papirdokumenter.

Vi i Fagdata vurderer kontinuerlig tjenester fra verdens ledende produsenter, og bygger kompetanse på løsninger som vi erfaringsvis vet dekker våre kunders effektivitets- og sikkerhetsbehov.

Når det gjelder sikre e-signaturløsninger anbefaler vi RightSignature i kombinasjon med Sharefile. Dette grunnet samspillet mellom lagringen og arbeidsflyten i Sharefile, og funksjonen for e-signering i RightSignature.

Les mer om RightSignature på våre sider
Les mer om Sharefile på våre sider
Les artikkelen 5 grunner til å velge moderne lagrings- og delingstjenester

Fagdata AS © 2019 | Personvern