5 grunner til å velge moderne lagrings- og delingstjenester

Tendensen er klar. Standard dokumentlagring på hjemme- og fellesområder på server dekker ikke lenger brukernes ønsker og behov.

Stadig flere norske bedrifter ønsker seg mer enn den tradisjonelle fillagringen på egen server, en løsning som vi kjenner fra da Windows kom tidlig på 1990-tallet. I en tid hvor fokus ligger på tilgjengelighet og samhandling, blir dokumenter «nedllåst» på bedriftens server, å regne som litt for statiske.

Nye løsninger gir mer

Forbrukerapplikasjoner som Dropbox banet for noen år siden vei for en ny måte å tenke tilgjengelighet og deling av dokumenter. I kjølvannet av dette kom også løsninger for bedriftsmarkedet. Løsninger med større fokus på sikkerhet, samhandling og integrasjon.

Der vi som forbrukere lenge har konsumert disse skylagrings- og delingstjenestene, så har altfor mange bedrifter stått på stedet hvil.

gdata er en av Norges ledende forhandlere av Sharefile, som er Citrix sin markedsledende løsning innen moderne lagrings- og delingstjenester. Vi ser nå at stadig flere av våre kunder velger å benytte Sharefile som et tillegg til eller substitutt for lagring i mappestruktur på egen server.

Hvorfor gjør de det?


1. Tilgang til dine filer fra overalt – på alle enheter

Hovedargumentet for moderne skylagringstjenester er enkel tilgang til dine filer og dokumenter. Du kan på en sikker måte få tilgang til alt via nettleser, egne apper eller via din egen «Windows Utforsker». Du kan aksessere fra alle typer enheter, PC’en, nettbrettet eller telefonen.

Denne ekstreme tilgjengeligheten bringer virkelig liv i Bill Gates velkjente slagord fra 1995; «Information at your fingertips».

I Sharefile får du i tillegg mulighet til å «knytte inn» for eksempel «Fellesområdet» på egen server direkte i løsningen. Dette betyr da at du ikke trenger å avvikle dagens lagring på server, men heller bruke Sharefile som en tjeneste for sikker tilgang til disse dataene, fra alle typer enheter.


2. Tilgang for flere enn bare de ansatte

Der det tidligere var en klar begrensning på at det kun var brukere i egen organisasjon som kunne få tilgang til data på bedriftens servere, åpner Sharefile for at også andre (kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere) kan få tilgang til utvalgte filer og mapper.

Tilgangs- og rettighetsstyring vil så kunne settes for hva brukerne kan gjøre med filene de får tilgang til. Dette muliggjør en større interaksjon mellom samarbeidspartnere. For eksempel mellom regnskapskontor og klient, eller produsent og forhandler, for å nevne noen.


3. Deling av filer og mapper

Del dine filer på sikker måte. Gjennom deling av filer via Sharefile vil du alltid kunne ha kontroll på det du har delt. Du kan settes regler for hva mottaker kan gjøre med dataene.

Der du tidligere var vant med å sende filer på e-post, uten kontroll på videre spredning og bruk av dokumentet, kan du nå dele dokumentet via Sharefile. Da har du anledning til sette hvor lenge dokumentet er gyldig, hindre videresending og utskrift. Det er også mulighet for fjernslette dokumentet.


4. Sikkerhet og kryptering

Alle filer er sikret under overføring. En vanlig e-post med vedlegg kan «kidnappes» på veien, da den går usikret via internett. I Sharefile er alle filer kryptert.

Det er også mulig å sende krypterte e-post direkte fra Sharefile. Det gjøres gjerne når man skal sende sensitive personopplysninger.

Eiendomsmeglere bruker flittig en annen nyttig sikkerhetsfunksjon. Når personer skal by på en eiendom, må man kunne dokumentere sin identitet, og derav oversende kopi av legitimasjon til eiendomsmegler. Dette er høyst sensitive opplysninger som må håndteres i henhold til personvernloven. I Sharefile har du en funksjon der du kan «be om» at mottaker laster opp en fil til ønsket mappe. Overføringen av filen fra boligkjøper skjer da sikkert og kryptert.


5. Arbeidsflyt og e-signatur

Skylagrings- og delingsløsninger tar nå skrittet videre og ønsker å tilby løsninger med en del innebygget samhandling. Sharefile er også på dette området blant de som har kommet lengst.

Det er lagt opp strukturer for arbeidsflyt innen tilbakemelding og godkjennelse, der du kan be om at mottaker kommenterer innhold og eventuelt godkjenner. En godkjennelse som vil følge dokumentet.

Det kan legges opp brukertilpassede arbeidsflyter, der varslingsfunksjoner og håndtering av filer kan settes avhengig av hvilken mappe filene er lastet opp til. Et regnskapskontor vil kanskje at ansvarlig regnskapsfører skal varsles når en klient har lastet opp en ansettelseavtale til Sharefile. Denne filen skal også for eksempel automatisk flyttes til en annen mappe på klienten, for så sendes i en godkjenningsrutine.

Siste tilskudd på funksjonslisten til Sharefile er muligheten for e-signatur. Gjennom e-signaturer vil du kunne sende dokumenter for elektronisk signering av mottaker. Ved bruk av e-signatur vil du da redusere administrasjonen rundt signering av dokumenter betraktelig. E-signatur gjennom Sharefile er enkelt, sikkert og juridisk bindende.


Våre kunders oppfatning er tydelig

Moderne lagrings- og delingstjenester, som Sharefile, gir dem et mer dynamisk filarkiv. I dag skal data deles og samhandles med. Dette gjør man trygt, sikkert og effektivt gjennom de moderne løsningene. Klassisk fillagring er nå mer for arkivering å regne.


Vi i Fagdata vurderer kontinuerlig tjenester fra verdens ledende produsenter, og bygger kompetanse på løsninger som vi erfaringsvis vet dekker våre kunders effektivitets- og sikkerhetsbehov.

Når det gjelder sikre lagrings- og delingstjenester, så er løsningen Sharefile i dag markedsledende. Vi tilbyr Sharefile med lagring enten i EU eller Norge.

Fagdata AS © 2019 | Personvern